お問い合わせ頂き、また日頃より当店をご利用き誠に有難う御座います。
そして女性の到着予定時刻どおりにお届けができないことがあり、ご不便とご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。今後、さらに良いアイデアが出てくる可能性もございますが、現時点での当店の見解をお伝えさせて頂きます。

(1)通常、私どもが女性をご案内させて頂く際は、女性を乗せた車が到着する5～10分程前にお客様にお電話にてご連絡を差し上げております。この当店からの電話連絡をもって5分前なのか10分前なのか確認をして頂いた上で、5分程前にホテルにご入室して頂く、というのはいかがでしょうか。

(2)ホテルが満室ではないという状況が前提となりますが、ホテル入口前もしくはホテルロビーにある待ち合わせスペースで女性と合流してから、お部屋にご一緒に入室頂くことも可能です。

なお女性が到着する前に、お客様ご自身が5分以上の余裕をもって先にホテルへの入室を希望される場合につきましては、今後も、天候や道路交通状況をはじめ様々な事情で、到着予定時刻どおりにお届けができない可能性があることを想定していただいた上で（当方の事情、都合による遅れであることは重々承知のうえであり、誠に申し訳ございませんが）お部屋をお取り頂くことをお願いできればと考えております。

TARO様のご意見・ご感想をお待ちしております。
何卒、宜しくお願い致します。

ご返信ありがとうございます。貴店のご見解について概ね理解しましたが、一連の流れについて少し細かく教えて下さい。

元の質問メッセージの例の場合において、
(1) 14:45にホテルに入室したとき、今まではホテル名と部屋番号をこちらから貴店に電話をしていましたが、この連絡は不要だった（もしくはどちらでもよい）ということでしょうか？(5分前ホテル入室であれば、このタイミングではホテルとその部屋が確定していないということでもあります）
(2) 15:00に女性が時間通りに到着する、もしくは遅れる可能性がある場合のどちらのケースであっても、上記(1)の如何に関わらず、貴店から14:50～14:55に電話があるということであっていますか？（この時点で、ホテルに入室するかどうかを判断できます）
(3) 15:00に女性が到着できない場合、たとえば15:30に遅れての到着のとき、その連絡が15:20～15:25に再度電話がある、ということであっていますか？
(4) そして、上記(2),(3)のどちらの場合であっても、ホテル入室後にこちらからホテル名と部屋を連絡し、その5-10分後に女性が到着する、ということですね。

この(1)～(4)の理解があっていれば、その流れを踏まえながら今後利用していきたいと思います。
もしくは、利用開始の15～20分前（この例だと14:40～14:45）に、こちらから電話をして、女性の到着のおよその状況を聞くようにしたいと思います。

お返事頂き有り難う御座います。
(1)～(4)のTARO様の認識でお間違いは御座いません。

ホテル入室の説明が上手く伝わらずにご迷惑をおかけしてしまい
誠に申し訳御座いませんでした。
この件に関しましては、今後の検討材料とさせて頂きます。
この度は貴重なご意見有難う御座いました。
TARO様のご利用を心よりお待ちしておりますので
今後ともご指導ご愛願の程宜しくお願い致します。